Was Ihre Software über ungenutzte API-Schnittstellen längst automatisieren könnte

Ein Fall aus einem Kundenprojekt

In einem Kundenprojekt bin ich auf eine Situation gestoßen, die mir in ähnlicher Form immer wieder begegnet. Ein Fachgroßhändler mit gut 50 Mitarbeitenden verkauft über einen Onlineshop und über den Außendienst. Im Innendienst sitzt eine Kollegin vor zwei Bildschirmen. Links die Bestellungen aus dem Shop, rechts das Warenwirtschaftssystem.

Sie überträgt jede Bestellung von Hand: Kundennummer, Artikel, Menge, Lieferadresse. Danach legt sie im Portal des Paketdienstes die Sendung an und kopiert die Sendungsnummer zurück in den Auftrag. Am Monatsende exportiert die Buchhaltung Rechnungen als PDF und lädt sie für die Steuerberatung hoch.

Als wir uns die Systeme angesehen haben, stellte sich heraus, dass jedes dieser Programme eine Schnittstelle mitbringt. Der Shop kann bei jeder Bestellung automatisch Bescheid geben, die Warenwirtschaft nimmt Aufträge per API an, der Paketdienst stellt Labels per Schnittstelle aus. Teilweise war die API-Nutzung sogar schon im Lizenzpaket enthalten. Niemand hatte je danach gefragt.

So entsteht es leicht, wenn Software über Jahre einzeln für einzelne Aufgaben gekauft wird. Die fünf Schritte weiter unten zeigen, wie Sie ungenutzte Schnittstellen in Ihrem Unternehmen finden und welchen Ablauf Sie zuerst verbinden.

Warum Schnittstellen ungenutzt bleiben

Software wird meist für eine bestimmte Aufgabe gekauft. Der Vertrieb wählt das CRM, die Logistik das Versandtool, die Buchhaltung bleibt bei DATEV. Jede Entscheidung ist für sich richtig. Wie die Daten von einem System ins nächste kommen, fragt dabei niemand, weil es in diesem Moment noch jemand von Hand erledigt.

Dazu kommt, dass die Schnittstelle selten auf der Startseite steht. Sie versteckt sich in der Entwicklerdokumentation, in einer höheren Lizenzstufe oder in einem Menüpunkt namens „Integrationen“, den nur Administratoren sehen. Die Fachbereiche kennen ihre Software gut, aber eben die Oberfläche.

Und schließlich klingt „Schnittstelle“ nach IT-Projekt. Die IT ist gerade in kleineren Unternehmen oft mit Betrieb und Support ausgelastet. Also bleibt es beim Abtippen, weil es ja funktioniert.

Inzwischen hat sich die Lage verschoben. Werkzeuge wie n8n, make.com oder Power Automate verbinden viele gängige Systeme mit fertigen No-Code-Bausteinen. Und KI kann Daten aus E-Mails, PDFs und Freitext lesen, die früher keine Schnittstelle verarbeiten konnte. Ein Teil dessen, was vor fünf Jahren ein Programmierprojekt war, lässt sich heute aus fertigen Bausteinen bauen.

Was dabei liegen bleibt

Der offensichtliche Posten ist Arbeitszeit. Ein einfaches Rechenbeispiel: 40 Bestellungen am Tag, je sechs Minuten fürs Übertragen und die Sendung. Das sind vier Stunden täglich, also rund eine halbe Stelle, die nur Daten von links nach rechts trägt. Rechnen Sie das für Ihren häufigsten Ablauf einmal mit Ihren eigenen Zahlen nach.

Weniger sichtbar sind die Folgekosten. Jede Handübertragung ist eine Fehlerquelle: ein Zahlendreher in der Hausnummer, eine falsche Menge, eine vergessene Bestellung am Freitagnachmittag. Eine Korrektur bedeutet Rückfrage, Storno und neue Sendung und manchmal einen verärgerten Kunden.

Dazu kommen Wartezeiten. Was von Hand übertragen wird, wird gesammelt und gebündelt erledigt. Die Bestellung von Freitagabend landet erst Montagmittag im Lager. Und das Wissen, wie alles zusammenhängt, steckt im Kopf der einen Person, die es täglich macht. Ist sie im Urlaub, stockt der Prozess.

Die Menschen, die heute abtippen, kennen Ihre Kunden und Ihre Abläufe. Die Stunden am Bildschirm fehlen ihnen bei Beratung, Rückfragen und allem, wofür man Erfahrung braucht.

Fünf Schritte zur Bestandsaufnahme

Für den Anfang reichen eine Tabelle, Zugriff auf die Admin-Bereiche Ihrer Software und zwei, drei Gespräche mit den Fachbereichen. Ein neues Werkzeug brauchen Sie dafür nicht. Legen Sie in Excel oder einer SharePoint-Liste eine Zeile je System an. Für den Shop aus dem Beispiel sieht sie so aus:

• System: Onlineshop
• Fachbereich: Vertrieb
• Verantwortlich: Leitung E-Commerce
• Lizenz oder Edition: gebuchter Tarif des Shops
• Schnittstelle vorhanden: ja, API und Webhooks
• Was die Schnittstelle kann: Bestellungen abrufen, bei jeder neuen Bestellung Bescheid geben
• Abläufe, die das System berührt: Bestellung bis Versand
• Handarbeit heute: jede Bestellung von Hand in die Warenwirtschaft übertragen
• Idee: Bestellung automatisch als Auftrag in der Warenwirtschaft anlegen

1. Software-Inventar erstellen

Schreiben Sie jedes System auf, mit dem Ihr Unternehmen arbeitet. Dazu gehören die großen wie ERP und Microsoft 365, aber auch das Versandportal, das Zeiterfassungstool und der Terminkalender auf der Website. Die Lizenzliste der IT ist ein Anfang. Vollständiger wird sie mit den Kreditkartenabrechnungen der letzten zwölf Monate, denn viele Abos laufen direkt über die Fachbereiche.

2. Schnittstellen je System prüfen

Suchen Sie für jedes System nach den Stichworten API, Webhooks und Integrationen, in der Software selbst und in der Dokumentation des Herstellers. Klären Sie vier Fragen: Gibt es eine Schnittstelle, und ist sie in Ihrer Edition enthalten? Kann sie nur lesen oder auch schreiben? Meldet das System Ereignisse von sich aus, etwa per Webhook bei einer neuen Bestellung? Und gibt es fertige Bausteine in n8n, make.com oder Power Automate? Bei fehlender Dokumentation hilft eine kurze Anfrage beim Hersteller oder Ihrem Systemhaus.

3. Prozesse aufnehmen und Medienbrüche markieren

Jetzt kommen die Fachbereiche ins Spiel. Lassen Sie sich die wichtigsten Abläufe zeigen, nicht erklären: Wie kommt ein Auftrag vom Eingang bis zur Rechnung? Wie wird ein neuer Mitarbeiter angelegt? Markieren Sie jede Stelle, an der jemand Daten abtippt, kopiert, eine Datei exportiert und woanders hochlädt oder eine E-Mail weiterleitet. Das sind die Medienbrüche. Notieren Sie zu jedem grob, wie oft er vorkommt und wie lange er dauert.

4. Ideen bewerten und priorisieren

Legen Sie die Medienbrüche aus Schritt 3 neben die Schnittstellen aus Schritt 2. Wo beide Seiten eine Schnittstelle haben, steht eine Automatisierungsidee. Bewerten Sie jede Idee nach zwei Fragen: Wie viel Handarbeit fällt weg? Und wie aufwendig ist die Umsetzung? Die Tabelle zeigt, woran Sie beides festmachen.

Ganz oben landen häufige, gleichförmige Abläufe zwischen Systemen mit guter Schnittstelle. Eine Idee, die in den meisten Zeilen links steht, ist Ihr Kandidat für den ersten automatisierten Ablauf. Abläufe mit vielen Sonderfällen oder heiklen Daten kommen später, auch wenn sie auf dem Papier mehr Zeit sparen.

5. Mit einem Prozess anfangen

Nehmen Sie die eine Idee mit dem besten Verhältnis aus Nutzen und Aufwand und setzen Sie sie als Pilot um. Lassen Sie den neuen Ablauf zwei bis vier Wochen parallel zum alten laufen, bis die Ergebnisse zuverlässig übereinstimmen. Erst dann schalten Sie die Handarbeit ab und nehmen sich die nächste Idee vor.

Geben Sie jedem Ablauf von Anfang an drei Dinge mit: einen Verantwortlichen aus dem Fachbereich, einen schriftlich festgehaltenen Zweck und einen Ort, an dem die Zugangsdaten zentral liegen. Das sind drei Zeilen im Ticket. Sie entscheiden darüber, ob Ihre Automatisierung in zwei Jahren noch jemand versteht.

Wie es im Beispiel weiterging

Beim Großhändler aus dem Einstieg stand nach der Bestandsaufnahme eine Liste mit Systemen und Automatisierungsideen. Ganz oben stand die Bestellübernahme aus dem Shop, weil sie täglich vorkommt, immer gleich abläuft und beide Seiten eine brauchbare Schnittstelle hatten.

Der neue Ablauf funktioniert so: Der Shop meldet jede Bestellung per Webhook. Eine Automatisierung legt den Auftrag in der Warenwirtschaft an, gleicht die Kundennummer ab und erzeugt beim Paketdienst die Sendung. Die Sendungsnummer geht zurück an den Auftrag und an den Kunden. Nur Bestellungen mit Auffälligkeiten, etwa einer unbekannten Lieferadresse, landen zur Prüfung bei der Kollegin im Innendienst.

Nach dem Parallelbetrieb haben wir die Handübertragung abgeschaltet. Bestellungen vom Abend sind seitdem in der Regel am nächsten Morgen versandbereit, ausgenommen die Fälle, die zur Prüfung beim Innendienst landen. Die Kollegin im Innendienst kümmert sich jetzt um die Sonderfälle und um Kundenanfragen, für die vorher keine Zeit blieb. Legen Sie für Ihren eigenen Pilot deshalb von Anfang an fest, welche Fälle der Ablauf an einen Menschen zurückgibt.

Wo es haken kann

Nicht jede Software hat eine offene Schnittstelle. Manche Hersteller bieten sie nur in teureren Editionen an, andere berechnen sie pro Aufruf. Ältere Branchenlösungen haben teils gar keine. Auch Cloud-Plattformen für Automatisierung rechnen nach Menge ab, jede mit eigener Einheit: Zapier zählt Tasks, make.com Credits und n8n Cloud Workflow-Ausführungen. Das gehört in Schritt 2 auf die Liste, bevor jemand eine Idee plant.

Bei Power Automate decken die Lizenzen aus Microsoft 365 laut Microsoft Learn nur die Standard-Konnektoren ab, mit einem Tageslimit von 6.000 Aktionen pro Nutzer. Premium-Konnektoren, eigene Konnektoren und das lokale Datengateway sind darin nicht enthalten. Eine Warenwirtschaft im eigenen Haus erreicht Power Automate aber meist genau über diese Wege. Dafür braucht es dann eine eigene Lizenz wie Power Automate Premium, die auch das Tageslimit auf 40.000 Aktionen pro Nutzer anhebt.

Auch ein automatisierter Ablauf macht Arbeit. Jemand muss ihn betreuen, Fehlermeldungen lesen und ihn anpassen, wenn ein Hersteller seine Schnittstelle ändert. Planen Sie dafür feste Zeit ein und vergeben Sie die Verantwortung an eine Person, nicht an „die IT“.

Schon die Bestellübernahme bewegt Namen und Lieferadressen zwischen Systemen. Ihr Datenschutz prüft den neuen Weg deshalb vor dem Pilot, besonders bei Cloud-Diensten außerhalb der EU. Den Betriebsrat, falls es einen gibt, beziehen Sie ein, bevor der Pilot startet.

Nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG bestimmt er bei technischen Einrichtungen mit, die dazu bestimmt sind, Verhalten oder Leistung der Beschäftigten zu überwachen. Nach ständiger Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts (grundlegend Beschluss vom 9. September 1975, 1 ABR 20/74) genügt, dass ein System dazu objektiv geeignet ist. Ob jemand die Daten tatsächlich auswertet, spielt keine Rolle. Schon ein Protokoll, wer welche Bestellung bearbeitet hat, kann einen Ablauf deshalb mitbestimmungspflichtig machen.

Nicht jeder Medienbruch muss weg. Ein Ablauf, der zweimal im Jahr vorkommt, ist von Hand oft günstiger erledigt als automatisiert und gewartet.

Die Prüfliste für den Start

Diese sechs Fragen eignen sich als Tagesordnung für ein erstes Treffen von Geschäftsführung, IT und Fachbereichen. Jede Frage, die Sie nicht mit Ja beantworten, wird ein Arbeitspaket mit einem Namen daneben.

• Haben Sie eine vollständige Liste aller Systeme, auch der Abos in den Fachbereichen?
• Wissen Sie für jedes System, ob es eine Schnittstelle hat und was sie kann?
• Kennen Sie Ihre drei Abläufe, in denen am meisten abgetippt oder kopiert wird?
• Können Sie für diese Abläufe grob sagen, wie viele Stunden pro Woche sie binden?
• Gibt es eine Person, die für die erste Automatisierung verantwortlich ist?
• Ist geklärt, wo Zugangsdaten für Schnittstellen zentral abgelegt werden?

Erst schauen, was schon da ist

Für mehr Automatisierung reicht oft ein Überblick über die Software, die Sie schon bezahlen. Die Schnittstellen sind oft da, sie wurden nur nie zusammengedacht. Im Rechenbeispiel oben bindet die Bestellübernahme rund 20 Stunden pro Woche. Wie viel davon eine Automatisierung übernimmt, zeigt erst Ihr Pilot.

Der erste Ablauf dauert am längsten, weil Inventar, Zugänge und Verantwortlichkeiten erst geklärt werden müssen. Weitere Abläufe bauen darauf auf und gehen schneller, solange sie dieselben Systeme und Zugänge nutzen.

Fangen Sie klein an: Tragen Sie diese Woche Ihre Systeme in die Tabelle ein und fragen Sie Ihren Innendienst, was dort jeden Tag abgetippt wird. Schon diese zwei Listen nebeneinander zeigen meist die erste Idee.

Wenn beim Ausfüllen mehr Fragen offen bleiben als beantwortet sind, schauen wir in einem kostenlosen Erstgespräch 15 Minuten gemeinsam auf Ihre Liste und sagen Ihnen, ob sich ein genauerer Blick lohnt und wer ihn übernehmen sollte. Als Vorbereitung reicht Ihre Systemliste, Zugriff auf Ihre Systeme brauchen wir nicht. Steht Ihre erste Idee schon fest und setzt Ihr Systemhaus sie um, brauchen Sie uns dafür nicht. Ein Angebot gibt es nach dem Gespräch nur, wenn Sie eines möchten.