Es läuft irgendwie. Aber es kostet jeden Tag Zeit.

Sieben Situationen, die wir im Mittelstand immer wieder antreffen. Meist kommen mehrere zusammen.

In einem kostenlosen Gespräch von 15 Minuten klären wir, womit Sie anfangen.

Wir suchen ständig nach der aktuellen Version.

Angebote liegen in drei Ordnern und zwei Postfächern, jede Datei heißt irgendwie „final“. Wer etwas braucht, fragt nach, und ein Kollege unterbricht seine Arbeit.

Wichtige Abläufe hängen an einzelnen Personen.

Rechnungen, Angebote und Freigaben laufen über Postfach, Excel und das Wissen einer Kollegin. Ist sie im Urlaub, bleibt die Arbeit liegen.

Dieselben Daten werden dreimal eingetippt.

Eine Bestellung kommt per Mail, landet in einer Excel-Liste und wird danach ins ERP übertragen. Jeder Schritt kostet Zeit, und an jedem kann ein Fehler entstehen.

KI ist ausprobiert, im Alltag bringt sie wenig.

Einzelne nutzen ChatGPT oder Copilot, oft mit privaten Konten. Einen gemeinsamen Standard gibt es nicht, und die Antworten taugen wenig, weil die KI Ihre eigenen Unterlagen nicht findet.

1 von 4

Unternehmen meldet, dass Beschäftigte private KI-Zugänge nutzen. Regeln für den Einsatz von KI haben 23 %.Bitkom 2025

57 %

der Unternehmen setzen KI ein. Keines davon nutzt das Potenzial nach eigener Einschätzung voll aus.Bitkom 2026

Mehr Arbeit, aber keine neuen Stellen.

Aufträge müssen mit dem bestehenden Team geschafft werden, offene Stellen bleiben unbesetzt. Jede Stunde, die in Suchen und Nachtippen geht, fehlt an anderer Stelle.

109.000

IT-Fachkräfte fehlen der deutschen Wirtschaft. 85 % der Unternehmen beklagen einen Mangel.Bitkom Research 2025

Kunden, Versicherer und Prüfer wollen Nachweise.

Die Antworten stehen verteilt in Excel-Listen, im Admin-Center und in den Köpfen von zwei Kollegen.

77 %

der befragten Mittelständler halten sich für ausreichend geschützt. Mehr als zwei Drittel erfüllen nicht einmal alle Basiskriterien.GDV / forsa 2025

Der Beirat fragt, wie abhängig Sie von US-Anbietern sind.

E-Mail, Dateien, Telefonie und Anmeldung laufen über einen einzigen Anbieter. Wo die Daten liegen, wer darauf zugreifen darf und wie lange ein Wechsel dauern würde, ist nirgends beschrieben.

Bitkom: Beschäftigte nutzen Schatten-KI, 21.10.2025, 604 Unternehmen ab 20 Beschäftigten. bitkom.org
Bitkom: Erstmals nutzt die Mehrheit der Unternehmen KI, September 2026, 603 Unternehmen ab 20 Beschäftigten. bitkom.org
Bitkom Research: Fachkräftemangel 2025, 855 Unternehmen. bitkom-research.de
GDV / forsa: Cyberrisiken im Mittelstand, 22.09.2025, 300 Entscheider aus kleinen und mittleren Unternehmen. gdv.de

Suchen
Warten
Doppelte Arbeit
KI ohne Nutzen
Zu wenig Leute

Fast alle diese Situationen haben dieselbe Ursache. Informationen liegen ungeordnet, und Abläufe stehen nirgends geschrieben.

KI ändert daran nichts, sie findet das Durcheinander nur schneller. Wenn die Grundlage stimmt, findet Ihr Team in Sekunden, was es sucht, Freigaben laufen auch im Urlaub weiter, und jedes KI-Werkzeug liefert brauchbare Antworten.

Ob ChatGPT, Copilot, Claude oder Langdock: Wir schaffen die Grundlage, damit Ihr Werkzeug wirkt.

Was wir umsetzen. Jedes Projekt endet mit Unterlagen, mit denen Ihr Team selbst weiterarbeiten kann.

Automatisierung

Rechnungen, Bestellungen und Anfragen laufen weiter, ohne dass jemand abtippt. Mit Power Automate, n8n oder eigens entwickelten Workflows. Freigaben bleiben bei Menschen.

Einstieg: Blick unter die Haube

Eingangsrechnungen

Rechnung kommt per E-MailPostfachEingang
Betrag und Lieferant auslesenKIautomatisch
Freigabe ab 5.000 €BuchhaltungMensch entscheidet
Übergabe an die BuchhaltungERPautomatisch

KI im Alltag

Wir machen KI im Alltag nutzbar: mit freigegebenen Werkzeugen, klaren Regeln und Daten, die die KI auch findet. Ob ChatGPT, Copilot, Claude oder Langdock.

KI & Automatisierung

KI-Assistent VorherNachher

Was verdient der Vertrieb laut Gehaltsliste 2026?

Laut Gehaltsliste_2026.xlsx liegt das Durchschnittsgehalt im Vertrieb bei …

Freigegeben für alle Mitarbeitenden

Ordnung in Microsoft 365

Alles schnell finden, Zugänge im Griff, Kosten im Blick. Dazu die Nachweise, wenn Kunden oder Prüfer fragen.

NIS-22022/2555ISO27001TISAXVDA ISADORA2022/2554

Prüfrahmen

Tenant-Check

7/10Maßnahmenfelder belegt

7 belegt
2 Lücken
1 außerhalb M365

Digitale Souveränität

Datenstandort belegen und Ausstiegswege durchrechnen. Wo es passt, openDesk oder Euro-Office.

M365

HeuteMischbetriebOption

Datenstandort
Zugriff Dritter
Exportformat
Ausstiegsdauer

Carve-out

Eigenes Microsoft 365, bevor die Übergangsvereinbarung mit dem Konzern endet.

Konzern Ihre Umgebung

T–30Identitäten
T–7Testlauf
Tag 1Umstellung
T+30Betrieb

So fangen wir an. Erst ein kostenloses Gespräch, dann ein Check zum Festpreis. Danach entscheiden Sie, wie es weitergeht.

Kostenlos

Erstgespräch

Wir hören zu, ordnen Ihre Lage ein und sagen offen, welcher Einstieg passt. Auch, wenn keiner nötig ist.

Dauer: 15 Minuten per Teams
Ergebnis: Empfehlung für den nächsten Schritt

Termin wählen

Festpreis

Blick unter die Haube

Abläufe

Ein Tag vor Ort in einem Bereich. Danach haben Sie eine Liste Ihrer Abläufe mit Aufwand und Nutzen, geschätzt in Stunden und Euro.

Dauer: 1 Tag vor Ort
Ergebnis: Liste, sortiert nach dem schnellsten Gewinn

Mehr zum Tag vor Ort

Copilot-Assessment

KI

Für Unternehmen, die Copilot schon nutzen: Wir prüfen, was er bei Ihnen sehen kann, und legen fest, was er sehen darf. Dasselbe gilt für Langdock und andere Assistenten.

Dauer: 3 Tage, Lesezugriff
Ergebnis: Freigaben je Ablage, Maßnahmen, Nutzungsrichtlinie

Mehr zum Assessment

Tenant-Check

Compliance

Ihr Microsoft 365 fünf Tage lang gegen NIS-2 und die Sicherheitsempfehlungen von Microsoft geprüft.

Dauer: 5 Tage, rund 4 Stunden Ihrer Zeit
Ergebnis: Bericht, Maßnahmenkatalog, Roadmap

Ablauf ansehen

Projekt

Umsetzung und Begleitung

Wir setzen die Maßnahmen um, mit Ihrem Team oder Ihrem Systemhaus, und prüfen in vereinbarten Abständen nach.

Preis: schriftliches Festpreisangebot
Dauer: in unseren Fällen 7 und 12 Monate
Ergebnis: Betriebshandbuch

Fälle ansehen

Ohne Termin

NIS-2-CheckBetroffenheit in rund 3 Minuten openDesk-Whitepaper14 Seiten mit Reifegrad-Matrix ZfKI-Abend26. November, DZS Augsburg

Aus der Praxis. Ein Großteil unserer Arbeit liegt unter NDA. Diese Fälle zeigen wir anonymisiert, mit Ausgangslage, Vorgehen und Ergebnis.

Alle Fälle ansehen

Microsoft 365 war eingeführt, aber niemand hatte Regeln dafür festgelegt.

Fall ansehen

Branche: Produzierendes Gewerbe / Konsumgüter
Größe: ~650 Mitarbeitende
Dauer: ca. 12 Monate, laufend
Schwerpunkt: Kennzeichnung, Schutzregeln, Power Platform

Ausgangslage

Die Migration nach Microsoft 365 war abgeschlossen, Governance war dabei nicht mitgedacht worden. Workflows liefen weiter in einem Altsystem. Für Zugriffe, Klassifizierung und Ablage gab es kein durchgängiges Regelwerk.

Vorgehen

Laufende Begleitung des internen Teams. Zuerst ein Konzept, wie vertrauliche Inhalte gekennzeichnet und vor Abfluss geschützt werden, danach Thema für Thema in der Reihenfolge, die die Organisation tragen konnte.

Ergebnis

Die Alt-Workflows sind abgelöst und nach Microsoft 365 überführt. Kennzeichnung und Schutzregeln sind im Einsatz. Aus einem Einzelprojekt ist eine laufende Begleitung geworden.

Übergeben

Konzept zur KennzeichnungRegeln gegen DatenabflussOn- und OffboardingRegeln für die Power PlatformSpeicherverwaltung SharePointAblösung der Alt-Workflows

Alle Fälle ansehen

Kundenstimmen. Zwei Gründer, zwei Unternehmen, und was sich bei ihnen geändert hat.

Rainer Karcher, Gründer der Heartprint GmbH, als Speaker auf einer Bühne — **Rainer Karcher**Gründer und Geschäftsführer, Heartprint GmbH heartprint.eu

Ausgangslage
Die Ablage in SharePoint folgte keiner einheitlichen Logik, vieles lag doppelt. Teams-Kanäle waren gewachsen und passten nicht mehr zu den Aufgaben. Dateien wurden gesucht, Fragen per Nachricht geklärt.
Was wir umgesetzt haben
- Teams-Struktur nach Rollen und Abläufen
- SharePoint-Ordnerlogik mit Berechtigungen und Namenskonventionen
Seitdem
Gemeinsame KI-Projekte, zuletzt der Selbsttest „Future Check“: Die KI-Verarbeitung läuft bei einem Anbieter in der EU, mit eigenem Löschkonzept.

Stefanie Wuchrer, Gründerin von Wuraventa — **Stefanie Wuchrer**Gründerin, Wuraventa wuraventa.de

Ausgangslage
Viele getrennte Systeme, viele manuelle Zwischenschritte und keine automatische Löschung von Daten, die nicht mehr gebraucht werden.
Was wir umgesetzt haben
- Abläufe von Anfang bis Ende automatisiert
- Rollen und Zugriffsregeln, die zum Datenschutz passen
Ergebnis
Routinearbeit, die vorher von Hand lief, übernehmen heute automatisierte Abläufe. Wer welche Daten sieht, ist geregelt.

KI in der Region Augsburg. Mit dem Augsburger Zentrum für KI bringen wir seit Anfang 2026 Unternehmen zusammen, die KI konkret einsetzen wollen.

Eine gemeinsame Initiative von

Eine Plattform für den praxisnahen Einsatz von KI im Mittelstand. Mit Beispielen aus Unternehmen der Region, live gezeigt und ehrlich eingeordnet.

Seit: Januar 2026
Region: Augsburg und Schwaben
Format: Praxisabende mit Live-Demos

26Nov.
2026

Nächster ZfKI-Abend

KI-Einführung: Praxis statt Theorie

Donnerstag, 18 bis 21 Uhr, Einlass 17:30
Digitales Zentrum Schwaben, Augsburg
Für Entscheider aus dem Mittelstand

PraxisberichteUnternehmen berichten, wo KI ihnen schon Geld spart oder spürbar Arbeit abnimmt
KI-Themen, konkret besprochenDatenschutz, Kosten, Betrieb und Verwaltung
Live-DemosKI-Anwendungen aus dem Arbeitsalltag, vor Ort gezeigt
AustauschMit Unternehmen aus der Region

Zur Anmeldung

Gastgeber und Partner

01
Austausch statt Vortragsreihe
Entscheider aus der Region zeigen, was bei ihnen mit KI funktioniert und was nicht. Fragen sind ausdrücklich erwünscht.
02
Zwei Häuser aus Augsburg
innogrators und Kintello tragen das ZfKI gemeinsam. Unser Teil: Microsoft 365, Governance und Automatisierung, also die Frage, wie KI sicher in die bestehende IT kommt.
03
Vom Abend ins eigene Unternehmen
Wer danach anfangen will, startet mit einem kostenlosen Erstgespräch oder dem Blick unter die Haube. Mit Ansprechpartnern, die man schon kennt.

Philipp Köstner, Gründer von innogrators, am Telefon im Büro in Augsburg — Augsburg

Sie arbeiten direkt mit dem Gründer. Seit zehn Jahren an Microsoft-365-Umgebungen, in Konzernen und im Mittelstand.

„Die meisten Mittelständler haben ihre Software eingeführt, aber nie geregelt, wo was liegt und wie damit gearbeitet wird. Genau daran scheitert später jede KI und jede Automatisierung.“

Philipp KöstnerGründer von innogrators

01
Eine Person versteht Ihre Systeme bis in die Einstellungen.

Analyse, Konzept und Umsetzung liegen in einer Hand. Für große Vorhaben wie einen Carve-out arbeiten wir mit festen Partnern; wer beteiligt ist, wissen Sie vor dem Start.
02
Herstellerneutral, weil unsere Beratung nicht am Lizenzverkauf hängt.

Deshalb können wir auch empfehlen, mit weniger Lizenzen auszukommen. Wenn ein Dienst nicht in die Cloud gehört, sagen wir das.
03
Ihr Systemhaus bleibt.

Wir bewerten die Struktur und liefern den Maßnahmenkatalog. Umsetzen kann Ihr bisheriger Dienstleister, wenn Sie das so wollen.
04
Wir lassen Dokumentation und ein Team zurück, das selbst weitermacht.

Jede Änderung ist dokumentiert, Ihr Team ist geschult und hat mitgebaut. Mit dem Betriebshandbuch arbeitet es ohne uns weiter.

Aus dem Blog. Fachbeiträge für Entscheider im Mittelstand.

Alle Beiträge

Governance6. Aug. 2026

Erzählen Sie uns, was bei Ihnen ansteht.

Wir hören zu, ordnen ein und sagen Ihnen offen, ob und wie wir helfen können. Auch dann, wenn wir nicht der richtige Partner sind.

15 Minuten
per Teams
ohne Vorbereitung

Erstgespräch vereinbaren Einstiegsangebote ansehen

Mit dem gleichen Team mehr schaffen.