KI, die man steuert – statt sie laufen zu lassen

Auch wer KI lediglich nutzt und nicht entwickelt, hat Pflichten. Die praktisch relevanteste greift bereits: Nach Artikel 4 müssen Unternehmen seit dem 2. Februar 2025 dafür sorgen, dass Beschäftigte, die KI-Systeme einsetzen, über ausreichende KI-Kompetenz verfügen – angemessen zu Vorkenntnissen, Einsatzkontext und betroffenen Personen. Hinzu kommen Transparenzpflichten und, je nach Anwendungsfall, weitergehende Anforderungen. Welche Stufe für Sie gilt, hängt davon ab, wofür Sie KI konkret verwenden.

Copilot erbt die Berechtigungen des angemeldeten Nutzers – er sieht alles, was diese Person ohnehin sehen dürfte. Genau das macht ihn zum Aufdecker bestehender Governance-Lücken: Zu weit gefasste Freigaben, vergessene Gastkonten und offene Ablagen fallen plötzlich auf. Die Steuerung passiert deshalb nicht in Copilot, sondern davor: Berechtigungsmodell bereinigen, Inhalte über Sensitivity Labels klassifizieren und mit DLP-Regeln absichern. Das ist gemeint, wenn wir von Purview-Readiness sprechen.

Eine gesetzlich vorgeschriebene Rolle wie den Datenschutzbeauftragten kennt der EU AI Act nicht – einen „AI Officer“ verlangt er nicht. Verantwortlichkeiten müssen aber trotzdem jemand tragen: KI-Kompetenz nachweisen, Anwendungsfälle bewerten, Freigaben erteilen, den Einsatz dokumentieren. In der Praxis bündeln Unternehmen das in einer benannten Rolle, weil es sonst zwischen IT, Datenschutz und Fachbereich liegen bleibt. Wir übernehmen sie auf Wunsch auch als Service.

Entscheidend ist, wo die Daten verarbeitet werden und wer darauf zugreifen kann. Wir halten Automatisierungen deshalb innerhalb des Tenants und der vereinbarten Datenregion, dokumentieren die Datenflüsse, arbeiten mit dienstspezifischen Konten statt persönlicher Zugänge und protokollieren, was ausgeführt wurde. Damit ist im Zweifel belegbar, welche Daten ein Ablauf berührt hat – die Frage, an der es bei Prüfungen meist scheitert.

Dass Regeln, Freigabewege und Nachweise stehen, bevor ein Werkzeug breit ausgerollt wird – nicht danach. Konkret: ein bewerteter Anwendungsfall, geklärte Datenbasis, ein Berechtigungs- und Klassifizierungsstand, der den Zugriff begrenzt, benannte Verantwortliche und eine Protokollierung, die den Einsatz nachvollziehbar macht. Der Gegenentwurf ist Schatten-KI: Werkzeuge, die längst genutzt werden, ohne dass jemand sie freigegeben hat.

Copilot lässt sich datenschutzkonform betreiben – konform ist aber nicht das Produkt, sondern Ihre Konfiguration. Die Verarbeitung findet im Rahmen Ihres Tenants und der bestehenden Vertragslage statt; Prompts und Ergebnisse werden nicht zum Training der allgemeinen Modelle verwendet. Entscheidend sind die Punkte davor: Auf welche Inhalte darf Copilot zugreifen, sind besonders schutzwürdige Daten klassifiziert, ist der Einsatz dokumentiert und gibt es eine Folgenabschätzung, wo sie nötig ist. Genau diese Nachweise fehlen erfahrungsgemäß, nicht die Rechtsgrundlage.

Wo ein Betriebsrat besteht, ist von Mitbestimmung auszugehen: Copilot kann Verhalten und Leistung von Beschäftigten erfassbar machen, was Beteiligungsrechte auslöst. Ob es eine eigene Betriebsvereinbarung braucht oder eine bestehende Regelung zu IT-Systemen ausreicht, hängt von deren Zuschnitt ab – das gehört arbeitsrechtlich geprüft. Wir liefern dafür die technische Grundlage: welche Daten der Dienst berührt, was protokolliert wird und welche Auswertungen technisch überhaupt möglich sind.

Nicht durch Verbote – die verlagern die Nutzung nur ins Private. Wirksam ist die Kombination aus einem freigegebenen, gut nutzbaren Weg und der Sichtbarkeit darüber, was sonst läuft: einen offiziellen Dienst bereitstellen, der die Aufgabe wirklich löst, den Zugriff auf nicht freigegebene Werkzeuge dort einschränken, wo es verhältnismäßig ist, und regelmäßig erheben, welche KI-Anwendungen tatsächlich im Einsatz sind. Ohne die Bestandsaufnahme steuern Sie einen Zustand, den Sie nicht kennen.

Mit einer Bestandsaufnahme, nicht mit einem Werkzeug. Erst die Frage, wo KI bereits eingesetzt wird und mit welchen Daten; dann, ob die Berechtigungen im Tenant diesen Einsatz überhaupt tragen; danach Klassifizierung und Leitplanken für die Fälle, die bleiben sollen. Ein Rollout vor diesen Schritten vergrößert nur die Fläche, über die niemand Auskunft geben kann.